Den kompletta guiden: Välja ekonomisystem – svaren på dina 8 komplexa frågor

1. Vilka specifika funktioner för fakturering bör ett ekonomisystem ha för ett medelstort och stort företag?

Ett modernt ekonomisystem som Control Edge bör ha följande avancerade faktureringsfunktioner för att hantera en organisation av denna storlek:

• E-faktura (In- och Utgående): Fullt stöd för både mottagande och sändning av e-fakturor via standardformat (t.ex. Peppol), vilket är avgörande för effektivitet och regelefterlevnad.
  
  
• Automatisering av hela flödet: Från utkast till färdig faktura som distribueras utan manuell inblandning.
  
  
• Automatisk portooptimering/distributionsmetod: Systemet ska automatiskt välja den mest kostnadseffektiva eller önskade distributionsmetoden per kund (E-faktura, PDF via e-post, eller utskrift/post via printservice).
  
  
• Återkommande fakturering och prenumerationshantering: Funktioner för att hantera återkommande fakturor och automatiskt generera fakturor på återkommande basis.
  
  
• Import av fakturaloggar från ett försystem: Hantering av stora volymer genom en robust API-lösning som automatiskt kan hämta fakturaloggar för att sedan faktureras från ekonomisystemet.

6. Vilken roll spelar användarvänligheten och utbildningsbehovet vid valet av system?

Användarvänlighet och en djupgående utbildning bidrar till att ni använder systemet optimalt, vilket är grunden till att kunna nyttja ekonomisystemets fulla potential.

• Skräddarsydd utbildning: Skräddarsydd utbildning i er egen systemmiljö med er data är den mest effektiva metoden för att snabbt säkerställa att medarbetarna kan omsätta kunskapen i praktiken. 
• Förståelse för systemet: Desto bättre man förstår systemet, desto bättre används det. Detta kan medföra indirekta, positiva, vinster i form av högre medarbetarnöjdhet.
• Utbildningsmaterial och direktsupport: Tillgång till skriven hjälp, korta video-tutorials och kunskapsbas direkt i systemet i en 24/7 AI-chatt för att få snabb hjälp och minska beroendet av support.
  

7. Vilka är de viktigaste rapportmöjligheterna som ett modernt ekonomisystem måste erbjuda för att stödja en datadriven finansiell analys på ledningsnivå?

Ekonomisystem bör kunna erbjuda bra rapportmöjligheter. I Control Edge erbjuds ni över 100 standardrapporter som är vanligt förekommande på en ekonomiavdelning. Ett starkt ekonomisystem erbjuder bland annat:

• Flertalet standardrapporter som behövs på en ekonomiavdelning: Balansräkningar, resultaträkningar, leverantörs- och kundreskontra, momsrapporter, etc., som kan filtreras på dimensioner som avdelning, projekt eller kostnadsställe. I Control Edge kan ni ange avancerade sökvillkor per bolag, som “konto”, “objekt”, “dimension”, “period” eller “datum” för att få fram just den rapporten ni söker. 
• Drill-down-funktionalitet: Möjlighet att klicka på beloppet i en rapport och få fram bakomliggande verifikat och underliggande faktura.
• Integration mot avancerade rapporteringsverktyg, som exempelvis OSR (OneStop Reporting): Kräver en öppen datastruktur (via API) som enkelt kan anslutas till exempelvis BI-system för ad hoc-analys.
  

8. Vilka specialiserade funktioner eller moduler behöver finnas i ett ekonomisystem om man har komplexa behov?

Komplexa behov kan exempelvis handla om att ni hanterar redovisningen av flertalet bolag, ni använder flera externa system som behöver kunna integreras och er anläggningsredovisning är detaljerad. I Control Edge kan ni hantera allt på ett ställe.

Anläggningsredovisning

Vår modul för anläggningsredovisning effektiviserar hanteringen av era anläggningar och säkerställer automatiserad och korrekt redovisning i realtid. Systemet erbjuder direktuppdatering av huvudboken vid alla transaktioner och möjliggör snabbt direktupplägg av nya anläggningar redan vid bokning på anskaffningskontot. Genom en inbyggd schemaläggare automatiseras bokföringen av både avskrivningar och eventuell fastighetsskatt. För komplexa behov stöds avancerade metoder som komponentavskrivning enligt K3-regelverket samt separata beräkningar för skattemässiga avskrivningar. Dessutom finns ett tydligt arbetsflöde som guidar er genom processen för att korrekt aktivera varje anläggning.

Sömlös integration och API-stöd

Control Edge är utrustat med ett flexibelt, automatiserat och säkert Web API som möjliggör smidig integration med externa system. Genom detta API kan tredjepartssystem, såsom fastighetssystem, medlemssystem och avancerade BI-system, enkelt kopplas samman med ekonomisystemet. För att hantera mer komplexa integrationsbehov och säkerställa korrekt bearbetning av data mellan olika plattformar, erbjuder vi även tilläggstjänsten Control Edge Bridge. Denna dedikerade tjänst tar hand om hela integrationsprocessen, vilket garanterar ett stabilt och pålitligt informationsflöde. Våra integrationslösningar via Web API säkrar att Control Edge fungerar som det centrala navet i er systemmiljö.

Effektiv flerbolagshantering

Control Edge är utformat för att optimera administrationen av er ekonomifunktion, oavsett hur många bolag ni hanterar. Vi möjliggör en centraliserad administration genom en huvudenhet, vilket förenklar arbetet eftersom ändringar och uppdateringar endast behöver göras på ett ställe. En hög flexibilitet bibehålls med möjligheten till bolagsspecifika inställningar. Ni kan exempelvis styra och begränsa vilka kostnadsställen som är tillgängliga för kontering i varje enskild juridisk enhet, vilket säkerställer både kontroll och precision.

Vill du veta mer om hur ett implementationsprojekt går till?

Hämta vår steg-för-steg guide till en lyckad implementation.