10 tydliga tecken på att det är dags att byta ekonomisystem
Blogg – 24 januari 2025
Så vet företag om det är dags att byta ekonomisystem
Under bokslutstider spenderar ekonomer oftast fler timmar i ekonomisystemet än vanligt, vilket kan leda till att vi blir påminda om dess styrkor och svagheter. Föråldrade ekonomisystem kan bidra till högre arbetsbelastning och övertidsarbete på grund av manuell hantering av rutinmässiga arbetsuppgifter. Att jämföra och välja ekonomisystem kan vara en omfattande process och det kan upplevas som ett stort steg att göra ett systembyte. Företag är ofta så effektiva som dess system. Därför kan ett byte till ett molnbaserat och framtidssäkrat ekonomisystem med automatiserade ekonomiprocesser ha en stor inverkan på er verksamhet, både idag och imorgon.
Här är några tydliga signaler att det kan vara dags att överväga en uppgradering.
1. Brist på skalbarhet
Ett ekonomisystem behöver stödja verksamhetens tillväxt. Om det nuvarande systemet inte kan stödja exempelvis en utökad ekonomimodell, ökade antal transaktioner, nytillkomna bolag och fler användare är det ett tydligt tecken på behovet av ett mer skalbart alternativ.
2. Begränsad funktionalitet
Om ert system saknar nödvändiga och önskvärda funktioner kan det begränsa företagets effektivitet och ROI. Dessutom kan ett bristande ekonomisystem bidra till motivationsbrist bland er personal.
3. Begränsade integrationsmöjligheter
Ett ekonomisystem med bristande integrationsmöjligheter, dvs saknar möjlighet att integrera via API är oftast ingen långsiktig lösning. On-premlösningar med anpassade integrationer leder ofta till högre kostnader på grund av konsultberoende vid varje förändring och behöver ofta skrivas om vid varje uppgradering oavsett omfattning.
4. Ökade underhållskostnader
Stigande underhållskostnader på grund av kostsamma och tidskrävande uppdateringsprojekt, och även kostnaden för egen drift och underhåll av servrar, kan indikera att en investering i ett mer pålitligt system är nödvändig. Att byta till ett modernt ekonomisystem kan vara en mer långsiktigt hållbar, kostnadseffektiv och säker lösning då molnleverantören bland annat övertar ansvaret för drift och underhåll av servrar.
5. Bristande säkerhet
Om det rådande systemet är sårbart för säkerhetshot, överväg ett alternativ med starkare säkerhetsfunktioner. Molnbaserade ekonomisystem uppfyller ofta höga säkerhetsstandarder då säkerheten hanteras av leverantören.
6. Låg användarvänlighet
Ett ekonomisystem ska vara enkelt att använda med intuitivt gränssnitt. Ny personal ska snabbt kunna lära sig att använda i systemet. Om personalen upplever komplexitet minskar produktiviteten.
7. Hög arbetsbelastning
Om ni upplever hög arbetsbelastning som resulterar i övertidsarbete kan det vara dags att uppgradera ekonomisystemet. Ofta beror den höga arbetsbelastningen på att manuell hantering krävs vilket även ökar risken för fel. En av fördelarna med molnbaserade ekonomisystem är att många ekonomiprocesser kan automatiseras vilket kan öka effektiviteten.
8. Tidskrävande uppgraderingsprojekt
Om ni exempelvis har en on-prem lösning blir varje uppgradering ett tidskrävande projekt. Med ett molnbaserat ekonomisystem sker uppdateringar automatiskt utanför normala arbetstider vilket innebär att ni alltid har den senaste versionen och slipper tänka på omfattande uppgraderingprojekt.
9. Begränsad åtkomst
Med det ökade behovet av distansarbete måste ekonomisystemet stödja enkel tillgång från olika platser för att kunna samarbeta mer effektivt. Om ert nuvarande system är platsberoende är det dags att fundera på ett byte till en molntjänst.
10. Osynkade data och dubbelarbete
Om ert system inte effektivt synkroniserar data mellan olika avdelningar, kan det leda till dubbelarbete, vilket innebär att ett mer heltäckande och integrerat system skulle vara fördelaktigt.
Gör ett val idag som ni kommer vara tacksamma för imorgon
Genom att identifiera dessa brister har ni kommit en bra bit på vägen till att byta ekonomisystem. Ett nytt molnbaserat ekonomisystem kan nämligen förbereda företaget för framtida utmaningar och möjligheter. Agera i tid på dessa signaler kan ha stor betydelse för både kostnadsbesparingar och verksamhetens långsiktiga konkurrenskraft. Även om ni har identifierat behoven och känner att det är dags att byta system kanske ni tvekar på grund av timing. Det är förståeligt och vanligt förekommande bland företag. Men kommer timingen någonsin att kännas helt rätt?
Mer läsning
7 kriterier att utvärdera när ni jämför ekonomisystem
5 risker med status quo – då är det dags att byta ekonomisystem
Kundcase: Så effektiviserade fastighetsbolaget SLP sin bokslutsprocess till enstaka dagar
Kundcase: Så bidrar Control Edge till ökad säkerhet och minskade kostnader
Control Edge – Funktioner & Processer
Vanliga frågor och svar om Control Edge
Om Control Edge
Control Edge är ett molnbaserat ekonomisystem som kan optimera och automatisera era ekonomiprocesser. Byggt för att hantera stor mängd data och drivs med en kraftfull ekonomimotor i grunden – Visma Control, men nu i ny modern tappning med utökad avancerad funktionalitet. Vi är en del av Visma, som är ett av Europas främsta mjukvaruföretag som erbjuder molnbaserade affärssystem.
