Checklistan: 6 fallgropar att undvika vid byte av ekonomisystem

Blogg – 28 februari 2025

Dags att byta ekonomisystem? Så förbereder ni organisationen på bästa sätt

Hur ska vi välja rätt ekonomisystem? Tänk om vi väljer fel och behöver byta redan om några år? Hur förbereder vi organisationen för ett byte? Ja, att genomföra ett systembyte väcker en del frågor, och det är viktigt att känna er trygga med ert val av leverantör, men också att hela organisationen känner sig förberedda på de förändringar som kommer med bytet. Både väntade och oväntade utmaningar kan dyka upp, och ju bättre förberedda företag är desto smidigare och mer kostnadseffektivt systembyte.

Här delar vi med oss av insikter som kan hjälpa er att undvika vanliga fallgropar vid byte av ekonomisystem, och genom att identifiera och förhindra dessa risker kan ni spara både tid och pengar.

1. Otillräcklig behovsanalys

Undvik att rusa in i processen utan att ha gjort en noggrann behovsanalys. Säkerställ att hela teamet förstår målen med bytet och har en tydlig plan. Denna fas lägger grunden till ett lyckat systembyte, och om den inte genomförs ordentligt kan det leda till att ekonomisystemet som i slutändan väljs, varken uppfyller verksamhetens krav eller förbättrar era nuvarande ekonomiprocesser.

För att komma igång kan det vara fördelaktigt att ta fram några frågor, exempelvis: Vilka funktioner har vi behov av idag, och vilka funktioner kommer vi behöva i framtiden? Hur kan funktionerna integreras i våra befintliga arbetsflöden? Genom att involvera hela teamet i denna förberedande fas, säkerställer ni att olika perspektiv och behov beaktas.

2. Bristande kommunikation

Kommunikation är central under varje steg av bytet. För att undvika missförstånd, håll därför alla berörda parter informerade genom hela processen. Från ledningsgrupp till slutanvändare - alla måste vara informerade och med på banan. Ett systembyte innebär förändring, och förändring kan väcka viss oro bland medarbetare. Att vara transparent i kommunikationen och ha frekventa uppdateringar kan bidra till att medarbetare får en tydligare förväntansbild och känner sig mer involverade och del av förändringen, vilket kan medföra ett smidigare systembyte.

3. Tidsbrist i testfasen

Testning av det nya systemet är en investering i kvalitet och stabilitet. Säkerställ att ni genomför och avsätter tid för att göra tillräckligt noggranna funktionstester under implementationsprocessen för att kvalitetssäkra systemet. En vanlig fallgrop är nämligen att detta steg görs med bristande noggrannhet oftast på grund av tidsbrist. Därför rekommenderar vi att göra ordentliga tester för att slippa upptäcka fel och brister i ett senare skede när användningen är i full gång - vilket kan bli både kostsamt och tidskrävande att åtgärda. Var därför proaktiv och avsätt tillräckligt med tid för testning.

4. Otillräcklig utbildning

Investera tillräckligt mycket tid i utbildning av det nya systemet, så att användarna kan använda alla dess funktioner optimalt och därmed öka effektiviteten i det dagliga arbetet.

5. Optimistisk tidplan

Det är inte ovanligt att företag vill effektivisera tidplanen för att spara pengar, men att skyndsamt ta sig igenom denna process får oftast negativa konsekvenser i slutändan som kan leda till både direkta och indirekta kostnader, exempelvis stress och högre arbetsbelastning. Ta därför höjd för oförutsedda händelser i tidplanen så att det finns utrymme för eventuella förseningar. En realistisk tidplan som tar med detta i beräkningen bidrar ofta till en mer smidig implementation.

6. Brist på oliktänkande

Brist på oliktänkande kan leda till att viktiga perspektiv missas. För att motverka detta är det därför viktigt att främja en trygg kultur där olika åsikter värdesätts och uppmuntras. Genom att inkludera olika perspektiv ökar chansen för att identifiera och lösa problem på mer kreativa sätt.

Sammanfattning

Att byta ekonomisystem är en förändringsprocess som varierar i omfattning. Genom att förbereda organisationen väl och att undvika dessa fallgropar kan övergången bli mer smidig och kostnadseffektiv. Ett systembyte är en investering som kan utveckla verksamheten, effektivisera era processer och därmed skapa långsiktig ROI.

Vill du veta mer?

Lyssna till Anna Helena Sjöström, Product Lead på Control Edge, dela några vanliga frågor och svar kopplat till byte av ekonomisystem. Du kan också hämta vår guide för att ta del av djupare insikter kring byte av ekonomisystem, och på så sätt känna er mer trygga i ert beslut.

Mer läsning

Guide till ett lyckat systembyte

Kundcase: Så effektiviserade fastighetsbolaget SLP sin bokslutsprocess till enstaka dagar

Kundcase: Så bidrar Control Edge till ökad säkerhet och minskade kostnader

7 kriterier att utvärdera när ni jämför ekonomisystem

7 orosmoment vid byte av ekonomisystem - tips på hur ni tar er framåt

Control Edge – Funktioner & Processer

Om Control Edge

Control Edge är ett molnbaserat ekonomisystem som kan optimera och automatisera era ekonomiprocesser. Byggt för att hantera stor mängd data och drivs med en kraftfull ekonomimotor i grunden – Visma Control, men nu i ny modern tappning med utökad avancerad funktionalitet. Vi är en del av Visma, som är ett av Europas främsta mjukvaruföretag som erbjuder molnbaserade affärssystem.