Frigör tid och undvik fel: Så fungerar återkommande fakturamallar

Det är vanligt att skicka fakturor för återkommande tjänster som abonnemang, serviceavtal eller licenser. Att hantera detta manuellt är tidskrävande och det ökar risken för fel. Vår expert, Ida Wingård som är Product Manager för EFH-systemet Invoice Manager, menar att återkommande fakturamallar är en av de enklaste funktionerna i ett modernt ekonomisystem som ger omedelbar ROI. Det handlar om att ta bort onödiga rutiner, och ju större företaget är, desto större är vinsten.

Vad är återkommande fakturamallar?

Återkommande fakturamallar är en funktion som gör att fakturor som är återkommande kan matchas mot mallar med färdig kontering och signaturer vilket gör att fakturan kan gå igenom flödet helt automatiskt utan manuell handpåläggning. Istället för att skapa en ny faktura från grunden varje månad eller kvartal, skapar ni en mall med all nödvändig information – mottagare, belopp, beskrivning och intervall. Systemet sköter resten.

Varför är detta viktigt för er ekonomiavdelning

• Tidsbesparing: Personalen på er ekonomiavdelning slipper lägga tid på repetitivt, manuellt arbete. Detta frigör resurser som kan läggas på annat som behöver prioriteras, såsom bokslutsarbete.
• Minskad risk för fel: När fakturor skapas manuellt finns det alltid en risk för felkonteringar, felskrivningar eller att man glömmer att skicka en faktura helt och hållet. Med automatiserade och återkommande mallar försvinner dessa risker.
• Förbättrad likviditet: Genom att automatiskt skicka ut fakturor på utsatt datum säkerställer ni ett jämnt kassaflöde. Ni behöver inte längre förlita er på att någon kommer ihåg att skicka fakturan i tid.
  

Att implementera återkommande fakturamallar är ett av de första stegen mot en smartare och mer automatiserad ekonomifunktion. Det är en enkel förändring som ger omedelbar effekt och visar att ni är en organisation som aktivt strävar efter att optimera era processer.