Control Edge

Ledningens roll i ett framgångsrikt byte av ekonomisystem

2025-08-27 09:17

2 Minutes Read

Blogg – 27 aug 2025

En konsultchefs perspektiv

Det är naturligt att förändring kan skapa oro och stress bland medarbetare. Med över 7 års erfarenhet inom projektledning har jag sett många företag gå igenom ett systembyte. En del håller tids- och projektplanen, en del inte. Varför drabbas vissa projekt av mer utmaningar än andra? Den stora skillnaden ligger sällan i tekniken.

Genom åren har vi identifierat fyra framgångsfaktorer som de mest lyckade projekten har gemensamt. Det börjar alltid med en och samma fråga.

1. Tydlig vision från ledningen

Allt börjar med varför. De mest effektiva projekten startar med en tydlig och övertygande vision från ledningen. De kommunicerar inte bara att ett byte av ekonomisystem ska göras, utan varför det är nödvändigt.

Utöver ökad ROI och ett mer framtidssäkrat ekonomisystem, finns det andra fördelar som engagerar medarbetarna. Att gå från ett lokalt installerat system (on-prem) till en molnbaserad lösning innebär högre flexibilitet och möjlighet att arbeta var som helst. När akuta problem uppstår kan ekonomiteamet hantera dem på distans. Att kunna arbeta på distans kan även skapa en mer hållbar vardag. Om det nya systemet dessutom erbjuder hög grad av automation, kan medarbetarna lägga tid på mer värdeskapande uppgifter – något som oftast ökar motivationen.

2. Engagerade nyckelpersoner

De smidigaste implementationerna kännetecknas av att kunden tidigt utser och engagerar nyckelpersoner. Skapa en dedikerad projektgrupp med medarbetare från olika roller på avdelningen och ge dem tydliga ansvarsområden.

Detta möjliggör smidigt samarbete mellan er och leverantören, och projektgruppens insikter möjliggör att leverantören kan konfigurera systemet på bästa sätt. Nyckelpersonernas insikter om era ekonomiprocesser är värdefulla när leverantören ska konfigurera och anpassa systemet. Genom att involvera dem tidigt blir de medskapare av den nya lösningen, vilket kan öka motivationen för ett byte. De blir också naturliga ambassadörer för systemet internt.

3. Konsekvent och transparent kommunikation

Ett av de enklaste sätten att skapa trygghet är att ha en person som säkerställer att alla i teamet är uppdaterade om projektets status.

De bästa implementationsprojekten präglas nämligen av konsekvent och transparent kommunikation. Det handlar om att regelbundet dela framsteg och tydligt kommunicera vad som händer härnäst. Genom att vara transparent minskar ni osäkerheten och bygger förtroende för systembytet under hela processen. Kom även ihåg att fira små segrar, vilket kan bidra till ökad motivation.

4. Säkerställ rätt utbildning och stöd - även efter implementeringen

Ett steg som ofta glöms bort är tiden efter implementationen, när den initiala utbildningen är genomförd.

Genom att utse en superanvändare i teamet kan kollegorna snabbt få svar på sina frågor. Det skapar en trygghet att veta att hjälpen finns nära till hands. Ett tips är att även boka in en uppföljningsutbildning med leverantören några månader efter projektets slut. Det säkerställer att ni fortsätter använda systemet optimalt och fångar upp eventuell ny personal som ska lära sig systemet.

Så, vad har de mest framgångsrika projekten gemensamt?

Det grundar sig ofta i kommunikation och inkludering. Om ledningen inte tydligt kommunicerat värdet av ett systembyte är det oftast svårt att förstå varför det är nödvändigt. Om nyckelpersoner, såsom användarna, inte är involverade i processen kan värdefull feedback gå förlorad och motivationen sjunka. Genom att satsa på konsekvent kommunikation och utbildning, även efter implementationen, möjliggör ni en långsiktigt hållbar lösning. Det ökar tryggheten i att ni använder systemet optimalt och fortsätter att effektivisera era ekonomiprocesser och skapa värde över tid.

Vill du veta mer om ROI i Control Edge? Hämta vår senaste guide här.

Om Control Edge

Control Edge är ett molnbaserat ekonomisystem som kan optimera och automatisera era ekonomiprocesser. Byggt för att hantera stor mängd data och drivs med en kraftfull ekonomimotor i grunden – Visma Control, men i ny modern tappning med utökad avancerad funktionalitet. Vi är en del av Visma, som är ett av Europas främsta mjukvaruföretag som erbjuder molnbaserade affärssystem.