Integrationsstrategier mellan försystem och ekonomisystem

Blogg – 12 december

Att göra rätt från början lönar sig i längden

Att ekonomisystemet kan integreras med kringliggande försystem är avgörande för att skapa ett effektivt arbetssätt. Data från försystem som fastighetssystem, verksamhetssystem, BI-system och budgetsystem måste kunna integreras med ekonomisystemet för korrekt redovisning och analys. Utan ett strukturerat tillvägagångssätt riskerar manuell hantering att skapa fel och förbruka värdefulla resurser.

Denna text beskriver best practice för systemintegrationer utifrån våra erfarenheter. 

Alternativ för systemkommunikation

Valet av integrationsmetod bör baseras på datamängd, nödvändig frekvens och integrationens komplexitet.

1. API (Application Programming Interface): Den automatiserade grunden

API:er är den etablerade metoden för modern systemkommunikation. De möjliggör ett strukturerat utbyte av data, antingen i realtid eller batchvis, mellan Control Edge och försystemet.

• Funktion: Säkerställer hög upptid och minimerar fördröjning i dataöverföringen. Används främst för kontinuerliga transaktionsflöden (t.ex. fakturaunderlag) och synkronisering av masterdata (t.ex. nya leverantörer eller projektkoder).
• Krav: Förutsätter att båda systemen har stabila och väldokumenterade API-gränssnitt. 

2.  Control Edge Bridge: Automatisk hantering av bland annat filer och bearbetning av data

Vissa försystem saknar ett eget API eller kapabilitet att bygga integrationen till Control Edge. För att skapa möjlighet att trots detta integrera till dessa försystem tillhandahåller Visma tjänsten Control Edge Bridge.

Control Edge Bridge är en avancerad, molnbaserad integrationstjänst som utgör en intelligent mellanhand. Tjänsten är byggd på Azure Integration Services och hanterar systemintegration för flera olika dataflöden.

• Funktion och kapacitet: Tjänsten möjliggör effektiv och säker datahantering, med kapacitet att bearbeta, skicka och hämta ekonomisk data av olika slag. Den hanterar bearbetning och översättning av data, till exempel matchning av dimensionsvärde baserat på inkommande data. Det är också möjligt att använda Control Edge Bridge för automatiserade filimporter.
• Säkerhet och stabilitet: Genom att nyttja skräddarsydda och isolerade kundmiljöer säkerställs hög säkerhet, pålitlighet och trygg hantering av data.
• Värde: Ger en central kontrollpunkt för övervakning, loggning och validering, vilket ökar spårbarheten och förenklar avvikelsehantering i komplicerade integrationsflöden. Att automatisera importer eller exporter kan spara ovärderlig tid åt personalen.

3. Manuella filimporter (CSV/Excel): Den begränsade lösningen

Den manuella filimporten innebär att data exporteras från försystemet till ett filformat (som CSV eller Excel) och därefter laddas upp i ekonomisystemet.

• Begränsningar: Denna metod används för enstaka inläsningar som görs med låg frekvens. Manuella importer saknar automation och har en betydande nackdel vad gäller resursåtgång och dataintegritet. Risken för fel ökar på grund av manuell hantering, felaktig filstruktur eller oavsiktliga handhavandefel före import, speciellt om importerna görs ofta och är affärskritiska.
• Effektivisering av manuell hantering: Processen kan effektiviseras genom att använda färdiga mallar för att lägga in informationen, och systemet kollar då att allt stämmer. Detta skiftar fokus från att manuellt hantera data i fria Excelfiler till att manuellt validera och ladda upp i bulk, vilket ger en säkrare och snabbare hantering.
• Användningsområde: Manuella filimporter passar engångsöverföringar, så som lönefiler en gång i månaden, eller för enstaka budgetinläsningar.

Nödvändiga förberedelser för ett lyckat integrationsprojekt

Framgångsrika integrationer handlar till stor del om planeringsfasen. Innan systemen kopplas ihop måste dataflödets regler och behov fastställas. 

1. Struktur och datamatchning

Definiera tydligt masterdata och transaktionsdata som ska utbytas. Säkerställ att fälten i försystemet (t.ex. kundkoder, projekt-ID) matchas mot Control Edge:s dimensioner och kontoplan. Denna matchning är grunden för all automatisering.

2. Datakvalitetsstyrning (Data Governance)

Gå igenom och rensa upp i masterdata i försystemet innan integrationen implementeras. Överföring av felaktig eller inaktuell källdata kommer att leda till felaktiga rapporter i det nya systemet. Att investera i datakvalitet tidigt minskar behovet av resurskrävande manuella korrigeringar i efterhand.

3. Processägarskap och kontroll

Tydliggör ansvaret för den integrerade processen. Finansfunktionen måste äga och styra den logik som appliceras vid dataöverföringen för att säkerställa att redovisningsstandarder och intern processkontroll upprätthålls.

Ta kontroll över dataflödet

Ett automatiserat och pålitligt dataflöde, underbyggt av lösningar som API och Control Edge Bridge, säkerställer att data överförs med högsta möjliga integritet och utan manuell friktion.  Genom att investera i robust systemintegration blir beslutsunderlaget mer fullständigt och aktuellt. Den frigjorda tiden kan därmed användas för mer värdeskapande uppgifter som exempelvis analys, riskhantering och de strategiska initiativ som driver organisationens långsiktiga värdeutveckling. Att etablera ett stabilt dataflöde idag är den bästa garantin för att bibehålla full finansiell kontroll även i en föränderlig framtid.

Mer läsning

Jämföra ekonomisystem för fastighetsbolag – Vad kännetecknar de bästa valen inom branschen?

10 vanliga misstag vid implementering av nytt ekonomisystem

Vanliga frågor och svar om Control Edge

Om Control Edge

Control Edge är ett molnbaserat ekonomisystem som kan optimera och automatisera era ekonomiprocesser. Byggt för att hantera stor mängd data och drivs med en kraftfull ekonomimotor i grunden – Visma Control, men nu i ny modern tappning med utökad avancerad funktionalitet. Vi är en del av Visma, som är ett av Europas främsta mjukvaruföretag som erbjuder molnbaserade affärssystem.