Så kan ni frigöra upp till 2,5 arbetsveckor per år med automatiserad fakturahantering
Blogg – 9 april 2025
Små effektiviseringar kan ge stora vinster
Effektivisering är ett aktuellt ämne, och företag letar ständigt efter sätt att effektivisera sina processer för att spara tid och minska kostnader. En vanlig uppgift för dem som ansvarar för leverantörsreskontran är hantering och utdelning av leverantörsfakturor till kollegorna. Även om vissa fakturor är mer komplexa, behandlas många inom 1 minut per faktura eftersom de återkommer varje månad. Därefter går fakturan vidare för kontroll och slutligen godkännande, vilket sammantaget kan ta upp till 3 minuter (men processens delar kan sträcka sig över flera dagar). För företag som hanterar tusentals fakturor kan den totala tidsåtgången motsvara veckor på årsbasis - en dold och indirekt kostnad som kan automatiseras.
I detta blogginlägg kommer vi att dela ett konkret räkneexempel som visar hur automatisering av återkommande fakturor kan frigöra upp till 2,5 arbetsvecka – varje år.
Räkneexempel: Tidsbesparing med automatiserad fakturahantering
Genom att automatisera fakturaflödet kan företag avsevärt minska den tid som spenderas på administrativa uppgifter och istället fokusera på mer värdeskapande aktiviteter. För att konkretisera hur mycket tid – och kostnader, som kan sparas i det långa loppet genom automatisering av återkommande fakturor, tar vi en närmare titt på följande scenario:
- Total antal fakturor per år: 10 000 st
- Procentandel återkommande fakturor: 20%
- Återkommande fakturor: Dessa är fakturor med samma belopp och kontering varje månad.
- Tidsåtgång per manuell fakturaprocess: 3 minuter
- En arbetsvecka: 40 timmar
Om ni hanterar 2 000 återkommande fakturor per år, vilka tar i snitt 3 minuter per faktura att hantera, innebär det att ni frigör 100 timmar årligen med automatiserad fakturahantering. Detta motsvarar 2,5 arbetsveckor.
3 tydliga fördelar med automatiserat fakturaflöde
1. Tidsbesparing
Genom att minimera den manuella fakturahanteringen så kan 2,5 arbetsveckor frigöras på årsbasis. Många ekonomer arbetar övertid och därför kan en tidsbesparing vara välkommen.
2. Minskad risk för fel
Automatisering reducerar risken för manuella fel som kan uppstå vid datainmatning, och därmed minska eventuella kostnader kopplat till fel.
3. Ökad ROI
Mindre tid på manuell fakturahantering kan leda till ökad effektivitet. Tid kan läggas på aktiviteter som skapar större värde för er organisation.
AI-stöd för konteringsförslag
Med vår AI-assistent för konteringsförslag kan ni effektivisera hanteringen av leverantörsfakturor. Genom att analysera historiska data såsom tidigare konteringsmönster och relationer, samt det faktiska innehållet i fakturorna, erbjuder AI-modellen konteringsförslag som ni själva kan granska och godkänna. Dessutom förbättras den kontinuerligt över tid, vilket gör denna smarta assistent till ett utmärkt komplement till automatiserad elektronisk fakturahantering, Återkommande Mallar.
Sammanfattning
Effektivisering av ett företags processer kan göras på många sätt, varav ett sätt är genom automatiserade fakturaflöden. Med automatisering av återkommande fakturor kan ekonomiavdelningar frigöra upp till 100 timmar varje år, minska risken för fel och öka den övergripande effektiviteten. På så sätt kan små förbättringar leda till långsiktiga vinster och hjälpa till att minska den ofta dolda tidsåtgången – och kostnaden, som kan dölja sig i de dagliga processerna.
Om Control Edge
Control Edge är ett molnbaserat ekonomisystem som kan optimera och automatisera era ekonomiprocesser. Byggt för att hantera stor mängd data och drivs med en kraftfull ekonomimotor i grunden – Visma Control, men i ny modern tappning med utökad avancerad funktionalitet. Vi är en del av Visma, som är ett av Europas främsta mjukvaruföretag som erbjuder molnbaserade affärssystem.
Delta i webbinar
Är du intresserad av att fördjupa dina kunskaper i Control Edge? Varje månad arrangerar vi webbinar om Control Edge där ni kan få en djupare inblick i vårt ekonomisystem, lära er mer om dess funktionalitet samt ta del av konkreta exempel på fördelarna med att jobba mer automatiserat.
Jobbar du på fastighetsbolag? Läs mer om vårt fastighetswebbinar här.
Mer läsning
Effektivisera fakturahanteringen med automation
Molntjänst eller on-prem? Tänk på det här när du väljer nytt ekonomisystem
Kundcase: Så effektiviserade fastighetsbolaget SLP sin bokslutsprocess till enstaka dagar
Kundcase: Så bidrar Control Edge till ökad säkerhet och minskade kostnader
7 kriterier att utvärdera när ni jämför ekonomisystem
En guide för företag med behov av effektiv hantering av flera bolag
