Control Edge

10 vanliga misstag vid implementering av nytt ekonomisystem

2025-06-09 15:40

3 Minutes Read

Blogg – 9 juni 2025

Så undviker ni fallgroparna i implementationsprojektet

Många känner nog igen sig i att företag ständigt letar efter sätt att minimera tid och kostnader kopplat till ett projekt. Att byta till ett nytt ekonomisystem är en investering för framtiden. För att implementeringsprojektet ska bli lyckat behöver företag tänka långsiktigt och överväga för- och nackdelar med eventuella kostnads- och tidsbesparingar. Implementeringen av ett nytt ekonomisystem kan innebära flera möjligheter för ett företag. Men som med alla större förändringar finns det vanliga fallgropar.

Här är tio vanliga misstag och råd för att undvika dem.

1. Bristande behovsanalys

Genom att göra en djupgående behovsanalys lägger ni grunden till ett bättre val av ekonomisystem. Ett vanligt misstag är nämligen att inte genomföra en grundlig analys av företagets behov. Utan en klar bild av vad som verkligen behövs, riskerar ni att välja ett system som inte är optimerat utifrån just era behov. Genom att utföra en behovsanalys, där alla relevanta avdelningar får bidra med sin input, säkerställer ni att det nya ekonomisystemet bättre matchar ert behov, samt skapar bättre förutsättningar för en smidig implementering.

2. Underskattar förändringen

Det är vanligt att företag underskattar den förändring som ett nytt system kan ha på befintliga arbetsflöden och rutiner. Det är viktigt att förbereda organisationen på att en förändring kommer ske. Genom att ha en tydlig förändrings- och kommunikationsplan resulterar processen i en smidigare övergång, där alla inblandade är informerade och redo för de nya arbetsmönstren. När alla delar målbilden är det oftast enklare och mer kostnadseffektivt att driva igenom projektet.

3. Underskattar testningsfasen

För att minimera problem i ett nytt system är grundliga tester ett måste. Ett vanligt misstag är att skynda på testfaserna, vilket kan leda till att problem upptäcks först efter att systemet tagits i drift. Detta kan resultera i höga kostnader och tidskrävande extraarbete. Genom att avsätta tillräckligt med tid för testning och samla in tillräckligt mycket feedback, kan ni vara mer säkra på att systemet är redo för användning. Det är viktigt att involvera flera roller inom organisationen i testerna då testerna även är ett ypperligt tillfälle att omsätta utbildningen i systemet i praktiken innan det driftsätts.

4. Överskattning av intern kapacitet för tester

Det är också relativt vanligt att företag tror att deras team har möjlighet att avsätta all den tid som ett implementationsprojekt innebär. Detta kan leda till att kritiska aspekter stressas igenom eller förbises samt att teamets arbetsbörda blir ohållbar. För att hantera detta bör man identifiera eventuella kompetensluckor i förväg och, vid behov, ta höjd för extra utbildning och tider för tester.

5. Otillräcklig användarutbildning

Det kan kännas främmande att byta till ett nytt system och ibland svårt att se värdet som det nya systemet ska ge. Detta är ofta ett problem som uppstår när utbildningen inte varit tillräcklig. Att leverantören har ett gediget utbildningsprogram som täcker flera nivåer av användare är viktigt för att säkerställa att systemet används optimalt och att användarna känner sig bekväma med det nya systemet. Det kan även kännas tryggt att boka in löpande utbildningstillfällen efter att implementationsprojektet är avslutat, vilka kan fånga upp ny personal som ska lära sig systemet. Uppföljande utbildningar säkerställer långsiktigt hållbar implementering, effektivisering av ekonomiprocesser och optimal användning av systemet.

6. Frånvarande ledning

Tydligt stöd från ledning och att ha snabbt till beslut är viktigt för att behålla farten och därmed kunna hålla nere på kostnaderna. Att projektgruppen tydligt vet dess befogenheter och förväntan bidrar till effektivitet. När ledningsstöd saknas tappar projektet fart och motivation, vilket ofta påverkar dess framgång negativt. Tydligt stöd och engagemang från ledningen är viktigt för projektets framgång.

7. Överflödig historik

Ibland önskar företag att överföra för mycket historisk data från det gamla systemet, även data som inte är aktuella. Detta är ofta ett resultat av att man missat att analysera sina faktiska behov. Att konvertera om historik från ett system till ett annat kan leda till ett omfattande och kostsamt projekt. Istället för att sikta på fullständig datakonvertering bör företag överväga att behålla en åtkomsträttighet till det gamla systemet för mindre kritisk data. Detta minskar komplexiteten vid överföringen och fokuserar resurserna på nuvarande och relevanta data som verkligen behövs i det nya systemet.

8. Komplexa integrationer

En till synes enkel integration till det nya systemet från ett försystem kan leda till en ökad komplexitet och därmed förlänga eller i värsta fall försena implementationsprojektet. Gör en noggrann behovsanalys och systemkarta för att analysera vilka integrationer som behövs. Det krävs en tydlig projektledare för att integrera flera system med varandra.

9. Ignorerar användarfeedback

Om feedback från användarna ignoreras under och efter implementationen, kvarstår ofta mindre problem olösta, vilket kan ackumuleras till större problem över tid. Därför är det viktigt att lyssna till den feedback som kommer in och ha det längre perspektivet i åtanke.

10. Ingen intern supportorganisation

En del företag missar det viktiga momentet i att sätta upp en så kallad first line support för enklare frågor som kan uppstå efter att systemet tagits i bruk. Att samla dokumentation, manualer och kunskap, samt att definiera interna super users gör att ni snabbt kan hantera oväntade problem, vilket minimerar riskerna för att användare inte får ut det mesta av det nya systemet.

Sammanfattning

Att implementera ett nytt ekonomisystem är en relativt omfattande process som kräver noggrann planering, tydlig kommunikation och engagemang från hela organisationen – men även från den leverantör ni valt. Genom att känna till dessa fallgropar, kan ert företag agera proaktivt för att förhindra eventuella misstag och därmed göra både tids- och kostnadsbesparingar.

Om Control Edge

Control Edge är ett molnbaserat ekonomisystem som kan optimera och automatisera era ekonomiprocesser. Byggt för att hantera stor mängd data och drivs med en kraftfull ekonomimotor i grunden – Visma Control, men nu i ny modern tappning med utökad avancerad funktionalitet. Vi är en del av Visma, som är ett av Europas främsta mjukvaruföretag som erbjuder molnbaserade affärssystem.