7 orosmoment vid byte av ekonomisystem - tips på hur ni tar er framåt

Blogg – 22 januari 2025

Vanliga orosmoment hos företag som funderar på att byta ekonomisystem

När företag byter ekonomisystem kan det uppstå orosmoment. För att minska dessa orosmoment är det bland annat viktigt att jämföra ekonomisystem, skapa en detaljerad övergångsplan som involverar noggranna tester samt inkludera alla relevanta parter i planeringen och genomförandet. Här är några exempel på orosmoment:

1. Säkerhet

Säkerhet är naturligtvis högsta prioritet. En del kan uppleva en oro med molntjänster, p.g.a. minskad kontroll och att inte längre ha full insyn i säkerhetsarbetet då detta hanteras av extern part. Flytt till molnet med ett modernt ekonomisystem bidrar i de flesta fall till högre säkerhet då ekonomisystemen ofta följer de senaste säkerhets- och efterlevnadsstandarderna. Molnbaserat ekonomisystem har möjlighet till regelbundna uppdateringar för att skydda mot nya säkerhetshot. Control Edge är en del av Visma, som arbetar aktivt med informationssäkerhet för att skydda sina kunders data. Visma investerar i avancerad teknologi för att skydda oss och våra kunder mot cyberattacker och dataläckor. Samtliga säkerhetsåtgärder är integrerade i företagets processer och systemutveckling. I Visma Trust Centre kan ni läsa mer om hur Visma arbetar med datasäkerhet och ta del av produktspecifik information. 

2. Inlärningskurva

Användare behöver lära sig använda det nya systemet, vilket kan leda till minskad effektivitet under en kortare period tills de är bekväma med det nya verktyget. Detta kan skapa oro, men moderna ekonomisystem har oftast ett användarvänligt gränssnitt och intuitiva funktioner vilket underlättar inlärningen avsevärt. Många leverantörer av ekonomisystem erbjuder också onlineutbildning och support, exempelvis direktsupport via en AI-chatbot, för snabbare inlärning.

3. Systemets tillgänglighet

Med molntjänster sker automatiska uppdateringar för att optimera ekonomisystemet. I och med det kan en del uppleva oro i att inte själv kunna påverka systemets tillgänglighet. Control Edge har en upptid på 99,8%, och uppdateringar sker utanför kontorstid och kommuniceras i förväg. 

4. Integration med andra system

Det kan finnas en viss oro över om och hur det nya systemet kommer att kunna integreras med befintliga system (t.ex. verksamhetssystem och BI-system). Ett nytt och modernt ekonomisystem är oftast designat för att enkelt kunna integreras med andra system. De erbjuder ofta API:er och integrationstjänster för sömlös kommunikation mellan verksamhetssystem. Control Edge har möjlighet till en flexibel och automatiserad integration mot externa verksamhetssystem, samt andra integrationstjänster.

5. Begränsad skalbarhet och flexibilitet

Byte av ekonomisystem är en relativt stor investering i tid och kostnad vilket kan skapa oro att man väljer ett system som inte kan möta framtida behov och som man snabbt växer ur. Se därför till att ekonomisystemet erbjuder moduler och funktioner som tillmötesgår era behov. Skalbarheten hos molnlösningar gör det enkelt att utöka kapaciteten i takt med att företaget växer. Exempel på hur ni kan växa med ControMånga känner oro för hur de kan få över all befintlig registerdata i det nya ekonomisystemet. Ett molnbaserat ekonomisystem erbjuder ofta smidig inläsning av befintlig registerdata men en rekommendation är att ta tillfället i akt att gå igenom era register och rensa bort gammal och utdaterad data. Perfekt tillfälle att städa era register! l Edge ekonomisystem är bl.a. genom den smidiga flerbolagshanteringen där ni enkelt kan lägga till nya bolag, samt genom flexibiliteten att utöka ekonomimodellen. Fler exempel hittar ni här.

6. Överföring av registerdata

Många känner oro för hur de kan få över all befintlig registerdata i det nya ekonomisystemet. Ett molnbaserat ekonomisystem erbjuder ofta smidig inläsning av befintlig registerdata men en rekommendation är att ta tillfället i akt att gå igenom era register och rensa bort gammal och utdaterad data. Perfekt tillfälle att städa era register! 

7. Leverantörens framtidsplan

Kommer systemet att kunna möta era framtida behov? Ta del av leverantörens långsiktiga strategi kring exempelvis AI-initiativ och produktutveckling, för att säkerställa att ni ständigt kommer ha ett optimerat ekonomisystem för er verksamhet.

Ta möjligheten att optimera era ekonomiprocesser

Det är viktigt för företag att ta steget till förändring och aktivt se över de verktyg och system som driver deras verksamhet dagligen. Här är några tips för att hjälpa er framåt i resan till ett nytt ekonomisystem:

1. Utvärdera behovet: Identifiera vilka behov och begränsningar som finns i ert nuvarande system. Involvera relevanta avdelningar för att samla in input och säkerställa att olika aspekter övervägs.
2. Välj rätt partner: Samarbeta med en erfaren leverantör som förstår era specifika utmaningar och mål. En leverantör med en beprövad projektmetodik kan göra övergången smidigare och mer effektiv.
3. Plan för förändring: Utveckla en detaljplan för implementeringen. Förbered er för förändringar i arbetsflöden och rutiner som kan uppstå.

Genom att använda ett modernt, integrerbart och skalbart ekonomisystem kan många av de risker och orosmoment som är associerade med ett systembyte effektivt hanteras, vilket underlättar en smidig övergång och långsiktiga fördelar för ert företag. För en trygg och smidig implementation är det därför viktigt att ni väljer en erfaren leverantör av ekonomisystem som har en gedigen och beprövad projektmetodik vid implementationsprocessen. 

Mer läsning

7 kriterier att utvärdera när ni jämför ekonomisystem

Kundcase: Så effektiviserade fastighetsbolaget SLP sin bokslutsprocess till enstaka dagar

Kundcase: Så bidrar Control Edge till ökad säkerhet och minskade kostnader

Control Edge – Funktioner & Processer

Control Edge – Ekosystem

Vanliga frågor och svar om Control Edge

Om Control Edge

Control Edge är ett molnbaserat ekonomisystem som kan optimera och automatisera era ekonomiprocesser. Byggt för att hantera stor mängd data och drivs med en kraftfull ekonomimotor i grunden – Visma Control, men nu i ny modern tappning med utökad avancerad funktionalitet. Vi är en del av Visma, som är ett av Europas främsta mjukvaruföretag som erbjuder molnbaserade affärssystem.