Ett systembyte kan skapa en känsla av osäkerhet och motstånd. Det är inte konstigt. Ett sådant beslut fattas sällan och att byta till ett modernt, molnbaserat ekonomisystem med automation och AI-stöd kan öka rädslan för att tappa kontrollen över ekonomiprocesserna. Men det är ofta precis tvärtom; ett modernt system ger ökad kontroll, eftersom risken för fel minimeras och värdefull tid frigörs.
En framgångsrik implementering handlar inte alltid om den tekniska delen, utan snarare om den mänskliga. Därför är ett av misstagen att underskatta vikten av att ta med sig hela organisationen på den här förändringsresan. Som ekonomichef kan du hjälpa organisationen att gå från oro till engagemang genom att aktivt bygga en känsla av trygghet och ökad kontroll för de som ska arbeta i systemet dagligen.
Här är fem sätt på hur du som ekonomichef kan skapa acceptans för ett nytt ekonomisystem.
En öppen och transparent kommunikation är grundläggande för att minska rädslan som kan uppstå kring ett systembyte. Informera om varför förändringen är nödvändig, vilka affärsmål den stöder och hur det nya systemet kommer att underlätta och öka kontrollen i vardagen. Ett modernt ekonomisystem syftar till att minska ineffektivitet och de höga (och dolda) kostnaderna som kan uppstå med äldre system. Genom att tydligt förklara hur det nya systemet löser era problem, kan du skapa förståelse och minska ett eventuellt motstånd. Betona hur systemet ska minska tidskrävande manuellt arbete och frigöra tid – ett sätt att få ökad kontroll över sin vardag.
Identifiera medarbetare från olika avdelningar och involvera dem tidigt i processen. Att inkludera olika perspektiv är värdefullt för att kunna anpassa systemet efter verksamhetens behov. När du ger dem en röst i processen får ni både värdefull input och ambassadörer för förändringen, något som kan sprida bredare acceptans. Dessa medarbetare kan bidra till att välja ett system som känns stabilt och säkert för alla användare.
En standardutbildning räcker sällan. Skräddarsy utbildningsprogram efter olika roller och avdelningar för att säkerställa att varje medarbetare får relevant kunskap. Använd praktiska övningar, workshops och användarcase för att göra lärandet mer relevant och effektivt. För till exempel en redovisningsekonom handlar det om att förstå hur den nya funktionaliteten kan hjälpa dem att automatisera rutinmässiga bokföringsuppgifter och hantera stora mängder transaktionsdata utan att fel uppstår. Ett modernt system ska skapa en känsla av trygghet och operativ kontroll, vilket kan uppnås genom anpassad utbildning.
Involvera ett pilotteam i införandeprojektet. De kan testa systemet, ta med sig input från kollegor, identifiera eventuella problem och bygga upp den kompetens som de sedan kan dela med resten av organisationen. Detta team blir era superanvändare och kan agera som en intern supportgrupp och hjälpa till att sprida kunskapen. De kan bidra till att bygga förtroende och skapa en positiv känsla kring det kommande bytet.
Berätta inte bara om fördelar på ledningsnivå, såsom ökad och långsiktig ROI. Visa hur systemet kommer att minska tidskrävande manuellt arbete, automatisera repetitiva uppgifter och frigöra tid. För en ekonom kan det innebära att man slipper hantera stora mängder transaktionsdata manuellt. För en ekonomichef kan det handla om att få mer detaljerad insyn och möjlighet att fatta bättre beslut baserade på data, vilket ger ökad trygghet.
Framgång handlar inte om att tvinga fram förändring, utan om att inspirera till den. Det är när organisationen ser systemet som ett verktyg för att lyckas som du vet att ni gjort en långsiktigt god investering.
Control Edge är ett etablerat, molnbaserat ekonomisystem som är en del av Visma. Ekonomisystemet levereras både av Visma Software och våra certifierade partners.
Control Edge är ett molnbaserat ekonomisystem som kan optimera och automatisera era ekonomiprocesser. Byggt för att hantera stor mängd data och drivs med en kraftfull ekonomimotor i grunden – Visma Control, men i ny modern tappning med utökad avancerad funktionalitet. Vi är en del av Visma, som är ett av Europas främsta mjukvaruföretag som erbjuder molnbaserade affärssystem.
Ledningens roll i ett framgångsrikt byte av ekonomisystem
10 vanliga misstag vid implementering av nytt ekonomisystem
4 tecken på att ert ekonomisystem håller er tillbaka