I dagens snabbrörliga affärsvärld står många företag inför utmaningen att hantera ett stort antal fakturor manuellt, vilket kan ta mellan 5-7 arbetsdagar per faktura från import till definitivbokning. Tidsåtgången i sig kan tyckas hanterbar, men multiplicerat med tusentals fakturor per år, leder varje försening, felaktig kontering och väntetid snabbt till en betydande mängd bortkastad tid och resurser. Inte sällan minskar dessutom noggrannheten i sakgranskning och attestering, då medarbetare belastas med ett överväldigande antal fakturor att hantera dagligen, utöver sina andra arbetsuppgifter.
Genom att använda våra verktyg för automatisering så kan ni minska er hantering av en faktura från dagar till minuter. Funktionen återkommande faktura kan ge er betydande tids -och kostnadsbesparingar samt öka kontrollen över kassaflödet. Här går vi igenom några fördelar med ett automatiserat fakturahanteringsflöde.
När en stor volym fakturor hanteras manuellt, ökar risken för att den mänskliga faktorn bidrar till fel och därmed belastas med onödigt extrajobb i ekonomiarbetet. Det är här som en proaktiv arbetsprocess i fakturaflödet kan göra en väsentlig skillnad. Genom att vända på arbetsprocessen från reaktiv till proaktiv, kan organisationer och företag spara både arbetstid och höja kvalitén samt korrektheten i den ekonomiska hanteringen. Detta har positiva effekter inte bara i bokföringen, utan också i ekonomistyrningen där siffrorna dagligen är mer korrekta. Dessutom kan en högre automatiseringsgrad bidra till minskad stress och nöjdare medarbetare som får mer tid över till värdeskapande uppgifter.
En vanlig arbetsuppgift bland ekonomiansvariga för leverantörsreskontran är att hantera och distribuera leverantörsfakturor till sina kollegor. Trots att vissa fakturor är mer komplexa, hanteras många av dem på 1 minut per faktura eftersom de är återkommande varje månad. Fakturan går sedan vidare till sakgranskning och slutligen till attestering, vilket innebär att den manuella processen kan ta upp till 3 minuter (men pågå över flera dagar). På företag som hanterar tusentals fakturor kan den ackumulerade tiden innebära veckor på årsbasis.
Det är vanligt att åtminstone 20 procent av ett företags fakturor återkommande, vilket innebär att fakturorna är desamma varje månad med en återkommande kontering. Låt oss anta att ett företag hanterar 10 000 fakturor per år. Detta innebär att 2 000 av dessa fakturor är återkommande.
Beräkning:
Denna tidsåtgång kan framstå som försumbar på kort sikt, men i längden utgör den en betydande, dold kostnad.
Genom att automatisera flödet för inkommande fakturor så kan företag möjliggöra en mer hållbar arbetsfördelning. Med mer tid över till strategiska uppgifter kan medarbetare fokusera på det som verkligen gör skillnad och bidrar till företagets framgång. Automatiseringen minskar även risken för fel och ni behöver endast agera på avvikelser, vilket i sin tur förbättrar kassaflödet och den övergripande ekonomistyrningen. En proaktiv och automatiserad process i fakturahanteringen kan innebära att ni frigör upp till 12 arbetsdagar per år – tid och resurser som kan användas för mer värdeskapande aktiviteter.
Är du intresserad av att fördjupa dina kunskaper i Control Edge? Varje månad arrangerar vi webbinar om Control Edge där ni kan få en djupare inblick i vårt ekonomisystem, lära er mer om dess funktionalitet samt ta del av konkreta exempel på fördelarna med att jobba mer automatiserat.
Jobbar du på fastighetsbolag? Läs mer om vårt fastighetswebbinar här.
Guide till elektronisk fakturahantering
Guide till ett lyckat systembyte
Kundcase: Så effektiviserade fastighetsbolaget SLP sin bokslutsprocess till enstaka dagar
Kundcase: Så bidrar Control Edge till ökad säkerhet och minskade kostnader
7 kriterier att utvärdera när ni jämför ekonomisystem
Control Edge – Funktioner & Processer
Om Control Edge
Control Edge är ett molnbaserat ekonomisystem som kan optimera och automatisera era ekonomiprocesser. Byggt för att hantera stor mängd data och drivs med en kraftfull ekonomimotor i grunden – Visma Control, men nu i ny modern tappning med utökad avancerad funktionalitet. Vi är en del av Visma, som är ett av Europas främsta mjukvaruföretag som erbjuder molnbaserade affärssystem.