Bokslutstider kan vara stressiga, men med rätt förberedelser och verktyg kan processen göras mer effektiv. Här ger vi sju värdefulla tips för att underlätta ert bokslutsarbete samt belyser hur ett modernt ekonomisystem kan stötta er på vägen.
Ett av de första och mest avgörande stegen är att sätta upp en detaljerad tidsplan. Den bör innehålla tydliga deadlines för varje delprocess. En välkonstruerad tidslinje hjälper dig att hålla ordning och säkerställer att allt nödvändigt arbete genomförs utan onödig stress. I Control Edge kan ni skapa uppgifter utifrån en specifik kategori, till exempel Bokslut, som går att tilldela olika användare att utföra. Dessa uppgifter visas på respektive tilldelad användares Startsida, och när de är utförda så bockar man för att de är hanterade och då försvinner de från startsidan. Varje uppgift kan bevakas av den eller de personer som anges att bevaka att vissa uppgifter blir utförda. Ni följer upp det i gränssnittet där uppgifter och checklistor skapas, men även via meddelande på bevakarens Startsida.
Se till att alla transaktioner är korrekt bokförda och uppdaterade. Att regelbundet stämma av konton är ett effektivt sätt att identifiera eventuella avvikelser och säkerställa att allt är i balans innan bokslutet. I processen Redovisning finns ett flöde för Avstämning bokslut där ni enkelt och effektivt kan stämma av balanskonton vid bokslutet, där flödet listar samtliga balanskonton. Ni kan ange vilket belopp som är avstämt och kontot blir automatiskt låst, vilket kan väljas bort. Till varje avstämning kan en notering anges, exempelvis för att redogöra för en eventuell differens, samt att det loggas vem som gjort den senaste ändringen eller avstämningen per konto för aktuellt bolag. Ni kan välja om ni vill inkludera konton med nollsaldo eller inte, och ni kan bifoga eventuella anteckningar med bilagor, som exempelvis “felkontering, bör korrigeras”, och bifoga exempelvis en bild av verifikationen.
Gör preliminära analyser av företagets intäkter och kostnader. Detta ger en tidig inblick i företagets ekonomiska läge och förbereder er för diskussioner med ledningen. I Control Edge kan ni enkelt simulera verifikationer för bland annat bokslut, genom att välja en verifikationsserie av typen Använd till simuleringsverifikationer, och registrera sedan verifikationen som vanligt. Dessa simulerade verifikationer uppdaterar inte huvudboken utan sparas i ett separat register. De kan senare kopieras till riktiga verifikationer om så önskas.
Att ha ordning på sin dokumentation, som fakturor och bilagor, är avgörande för en smidig revisionsprocess. I Control Edge sparas alla bifogade bilagor digitalt, vilket säkerställer både ökad tillgänglighet och säkerhet. Ni kan till exempel koppla bilagor till verifikationer, kundregister och anläggningsregister etc.
I Control Edge kan ni effektivisera och göra attestprocessen smidigare genom att aktivera digital attest av verifikationer, vilket är platsoberoende och kan utföras enkelt från mobilen. Läs mer om Approval, vilket är en av alla våra tilläggstjänster som ingår i Control Edge.
I bokslutstider är det många som hanterar stor volym av manuella verifikationer. Frigör värdefull tid genom att importera en stor mängd data, exempelvis bokföring för +100 bolag, från en och samma Excelfil in till Control Edge. Ni registrerar flera bokföringsordrar i ett och samma knapptryck, vilket gör att ni spar värdefull tid som tidigare lagts på manuell hantering av varje enskild registrering. Kundcase: Läs hur fastighetsbolaget SLP minimerade bokslutstiden till enstaka dagar
För att säkerställa effektivitet och konkurrenskraft så är det viktigt att ha ett framtidssäkrat ekonomisystem. Om ert nuvarande system begränsar tillväxten är det kanske dags att överväga att byta till ett nytt ekonomisystem. Flera tecken kan indikera att en förändring är nödvändig, till exempel om det är låg användarupplevelse, ni hanterar många uppgifter manuellt vilket kan innebära högre risk för fel, om ni har tidskrävande uppgraderingsprojekt, vill minska kostnader och tid för drift och underhåll av egna servrar, eller att ekonomisystem inte kan integreras med andra moderna verktyg och system. Genom att identifiera möjliga tecken som bromsar er effektivitet har ni kommit en bra bit på vägen till att byta ekonomisystem.
Ni kanske redan anser att nuvarande lösning inte är optimal och att ett byte av ekonomisystem skulle vara fördelaktigt, men att ert befintliga system fortfarande fungerar tillräckligt bra. Detta är en vanlig fallgrop för många företag i olika branscher. Förändring innebär risk, men det är ofta en större risk att fastna i status quo. Omvärlden förändras, likaså er verksamhet. Att ha ett framtidssäkrat och modernt ekonomisystem som kan skalas upp i takt med er verksamhet är avgörande. Det optimerar er ekonomistyrning och rapportering, ökar effektiviteten genom automation av ekonomiprocesser, minskar kostnader och frigör tid för andra värdefulla aktiviteter. Ett modernt ekonomisystem kan även bidra till en hållbar arbetsbelastning på ekonomiavdelningen. Ekonomer förtjänar också att få gå hem i tid.
Kundcase: Så effektiviserade SLP bokslutsprocessen med Control Edge
Control Edge funktioner & processer
Vanliga frågor och svar om Control Edge
Om Control Edge
Control Edge är ett molnbaserat ekonomisystem som kan optimera och automatisera era ekonomiprocesser. Byggt för att hantera stor mängd data och drivs med en kraftfull ekonomimotor i grunden – Visma Control, men nu i ny modern tappning med utökad avancerad funktionalitet. Vi är en del av Visma, som är ett av Europas främsta mjukvaruföretag som erbjuder molnbaserade affärssystem.