Ja, var börjar man egentligen? I den AI-hype som pågår i dag är det lätt att känna att utvecklingen rör sig för snabbt, eller att den egna verksamheten riskerar att hamna på efterkälken. När vardagen dessutom är stressad som den är, blir frågan högst påtaglig: hur ska du som ekonom eller CFO hitta tid att faktiskt sitta och utforska nya AI-funktioner?
När målsättningen sätts vid att allt måste förändras samtidigt, blir resultatet tyvärr ofta det motsatta; att man skjuter på det. Som ansvarsfull ekonomichef vill man inte riskera den löpande driften eller ekonomiteamets mående för att ta sig an ett övermäktigt systemprojekt.
Men sanningen är att framgångsrik automation och AI-adoption inte handlar om att göra allt på en gång. Det handlar om att ta strategiska steg i rätt riktning. Du behöver inte uppfinna hjulet själv, och du behöver inte förändra alla flöden samtidigt. Det viktigaste är att komma igång för att sedan kunna skala upp. Ofta finns det dessutom redan inbyggd funktionalitet i det moderna ekonomisystemet, och resan handlar därför oftast bara om att välja att med ett klick aktivera de verktyg som redan finns tillgängliga.
Ett vanligt misstag när en ekonomiavdelning vill öka sin AI-adoption eller automatisera sina processer är att man planerar för ett för stort och genomgripande projekt. Det är lätt att fastna i tanken att alla integrationer, anläggningsregister och rapporteringsflöden måste rullas ut och förändras samtidigt.
Om förväntningen är en total digital transformation över en natt, skapas en befogad oro i ledningen:
Kommer den löpande driften att påverkas under skiftet?
Hur mycket övertid kommer detta att kräva av mitt redan hårt belastade team?
Riskerar vi att tappa den interna kontrollen och insynen i flödena?
Resultatet av dessa helt rimliga frågor blir tyvärr ofta att projektet läggs på is, och teamet fortsätter att arbeta i de gamla, tidskrävande rutinerna.
Det handlar ofta om att man ser AI och automation som en revolution i stället för en evolution. Vi utgår från att systemet måste lösa alla organisationens problem på dag ett för att det ska vara värt investeringen.
Men framgångsrik automation handlar inte om att ändra allt på en gång. Det handlar om att ta ett taktiskt steg i taget.
I stället för att försöka automatisera hela ekonomifunktionen, kan man börja med att fokusera på en enskild rutin med stora datavolymer. Det kan handla om att initialt schemalägga några uppgifter, som utförande av periodiseringar och automatkonteringar, och sedan utöka successivt med fler uppgifter. Ni kan också börja med att automatisera hanteringen av återkommande leverantörsfakturor för ett urval av leverantörer, och sedan successivt utöka antalet.
Detta är avgränsade förändringar som kan driftsättas utan att störa resten av verksamheten. Men effekten blir omedelbar. Genom att flytta just dessa repetitiva uppgifter till bakgrunden frigörs de där timmarna varje vecka som krävs för att, i er egen takt, gå vidare och titta på ytterligare områden.
När du väljer ett modernt ekonomisystem som Control Edge behöver du inte välja mellan utveckling och trygghet. Du kan starta exakt där behovet är som störst i dag. Genom att ta kontrollerade steg hinner ditt team lära känna systemets logik, de inbyggda valideringsreglerna flaggar direkt för eventuella avvikelser, och ni behåller full kontroll över verksamheten, hela vägen.
Vill du veta mer? Lyssna in på vårt webbinar "När AI sköter siffrorna. Hur behåller du kontrollen – och säkerheten?"
Varför är det svårt för ekonomiavdelningar att komma igång med AI och automation?
Den största barriären är ofta tidsbrist och ett ”allt-eller-inget”-tänkande. Man kan tro att ett skifte till automatiserade flöden kräver ett gigantiskt projekt som påverkar den löpande driften, vilket gör att man skjuter upp starten i stället för att börja med små, hanterbara delar.
Vad är ett lämpligt första steg för att automatisera ekonomisystemet?Ett lämpligt första steg är att välja ut en manuellt tidskrävande rutin som har höga transaktionsvolymer. Att automatisera matchningen av återkommande leverantörsfakturor (EFH) eller att schemalägga ett urval av uppgifter, som exempelvis periodiseringar, automatkonteringar, valutakursimport, bokföra fakturor, skicka fakturor och avskrivningar.
Hur mycket tid kan ett medelstort bolag spara på att automatisera enstaka flöden?
Beroende på transaktionsvolym kan tidsvinsten bli betydande nästan omedelbart. Till exempel kan ett företag som automatiserar hanteringen av cirka 2 000 återkommande leverantörsfakturor om året frigöra upp till 2,5 arbetsveckor per år för ekonomiteamet. Se räkneexempel här.
Riskerar man att tappa kontrollen över bokföringen vid automation?
Nej, i Control Edge utför systemet de repetitiva uppgifterna i bakgrunden, men inbyggda kontrollfunktioner flaggar omedelbart i er dashboard om något avviker. Det innebär att ekonomiteamet bara behöver hantera eventuella avvikelser och har alltid slutkontrollen.
5 myter om AI och automation i ekonomisystemet
AI-stöd och automation i ekonomisystem: 6 smarta sätt att effektivisera vardagen
Experten reder ut: 5 faktorer som tyder på ett framtidssäkrat ekonomisystem
Vanliga frågor och svar om Control Edge
Om Control Edge
Control Edge är ett molnbaserat ekonomisystem som kan optimera och automatisera era ekonomiprocesser. Byggt för att hantera stor mängd data och drivs med en kraftfull ekonomimotor i grunden – Visma Control, men i ny modern tappning med utökad avancerad funktionalitet. Vi är en del av Visma, som är ett av Europas främsta mjukvaruföretag som erbjuder molnbaserade affärssystem.